Was ist das Wichtigste an einem professionellen Event? Eine starke Story? Ein attraktives Programm? Eine eindrucksvolle Location? Alles nicht ganz falsch. Noch wichtiger allerdings sind die Teilnehmer! Denn ohne Gäste gibt es kein Event und keine Emotionen. Also sollte man die Anmeldung am Event so leicht und barrierefrei wie möglich gestalten. Wir bei livewelt nennen das: Digitales Teilnehmermanagement. Gäste können sich schnell und bequem online registrieren und werden gleichzeitig mit den wichtigsten Infos rund um das Event versorgt. Wir erklären, wie digitales Teilnehmermanagement funktioniert und warum es für ein modernes Event eigentlich unverzichtbar ist.
Die Zeit, in der die Anmeldungen noch manuell in Excel-Tabellen gepflegt werden, ist vorbei. Bei einer privaten Veranstaltung mag das noch gehen, bei großen, professionellen Events mit einer Vielzahl von Besuchern jedoch nicht. Die Gründe dafür sind ganz einfach:
- Ein manuelles Teilnehmermanagement verschlingt jede Menge an zeitlichen Ressourcen. Mails müssen im Blick behalten werden und hunderte bzw. tausende Daten mühselig eingepflegt werden. Hat jemand eine Änderung oder sagt ab, fällt ebenfalls Arbeit an. Eine Bearbeitung mit mehreren Personen ist zudem schwierig.
- Die Fehlerquote: Denn überall, wo der Mensch manuell eingreift, können Fehler entstehen, die vor Ort bei der Veranstaltung selbst zu unnötigen Problemen führen.
Die Lösung: Ein digitales Teilnehmermanagement
Wir bei livewelt haben daher auf Basis unserer Erfahrungen ein digitales Teilnehmermanagement entwickelt. Die Anmeldung erfolgt dabei komplett über eine Online-Plattform. Im Kundenbereich, dem sogenannten Frontend, können die Gäste nicht nur ihre persönlichen Daten selbst einpflegen, sie erhalten zudem alle wichtigen Informationen zum Event noch einmal automatisiert per E-Mail inkl. Reminder kurz vor der Veranstaltung.
Die Datenfelder für die Anmeldung sind frei konfigurierbar und lassen sich für jede Veranstaltung individuell anpassen. Vorhandene Personendaten können zudem unkompliziert importiert werden. Auf diese Weise ist auch eine eindeutige Identifikation und Anmeldeberechtigung, beispielsweise anhand der Personalnummer, möglich. Bei einem internationalen Publikum kann der Prozess selbstverständlich auch in mehreren Sprachen erfolgen, um die Barriere für die Gäste so klein wie möglich zu gestalten. Und das auf Basis einer geo-spezifischen Ausspielung der Webinhalte.
Aktuelle Teilnehmerlisten in Echtzeit
Mit dem digitalen Teilnehmermanagement können Veranstalter und Eventagenturen jederzeit auf die aktuelle Teilnehmerliste zugreifen. Diese wird in Echtzeit aktualisiert, ist über den Browser abrufbar und erleichtert gleichzeitig die Event-Planung. Auch spätere Absagen können von den Teilnehmern selbst an das System übergeben werden.
Die Vorteile am Veranstaltungstag
Auch am Tag der Veranstaltung spielt unser digitales Teilnehmermanagement seine Stärken voll aus. Das Check-in der Gäste erfolgt deutlich schneller und reibungsloser. Zudem können spontan hinzukommende Teilnehmer in wenigen Sekunden eingepflegt und Namensschilder ausgedruckt werden.
Haben Sie Fragen zum digitalen Teilnehmermanagement für Ihre nächste Veranstaltung? Wir beraten Sie gern: Schreiben Sie uns!